Utilizzare le e-mail (o email) è molto utile, perchè fa risparmiare tempo e soldi, ci connette in tempo reale, ci permette anche di spedire documenti (anche importanti) senza dover spedirli “fisicamente”, ci permette di inviare curriculum vitae per applicarsi a posizioni di lavoro. Cose che WhatsApp, Facebook, Linkedin, etc non permettono di fare altrettanto bene. Ultimamente – grazie all’aumento delle persone che lavorano da casa – è aumentata di molto la sua diffusione, sia in ambito personale che professionale. Vediamo quindi come utilizzare semplicemente la email, ma in modo professionale e sicuro.
Suggerimento: Potresti trovare utile anche il mio articolo Consigli su come scrivere correttamente i testi con il computer, visto che le stesse regole si applicano nello scrivere le email.
Prima però un po’ di (utili) informazioni di base sulle email
- La e-mail o email (abbreviazione dell’inglese «electronic mail», in italiano posta elettronica) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. È l’applicazione Internet più conosciuta e più utilizzata attualmente. La sua nascita risale al 1972.
- L’indirizzo e-mail può contenere qualsiasi carattere alfabetico (escluse le accentate), numerico (0-9) e alcuni simboli come l’underscore (_) ed il punto (.). Queste regole possono cambiare in base al fornitore del servizio, ad esempio Google non segue lo standard e non permette l’uso dell’underscore.
- Ha la forma nomeutente@dominio.estensione internazionale. Ad esempio:
- In una email è possibile allegare file come allegato e può essere inviata contemporaneamente a più indirizzi
- Anche se molti pensano sia un sistema infallibile, la consegna di una mail non è garantita. Se vogliamo essere sicuri che una email venga recapitata (non letta, ma che arrivi nella casella di destinazione), dobbiamo utilizzare una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Scegliere una nuova email
Se non avete una e-mail e ne volete creare una nuova, la scelta del nome è molto importante. Fondamentale è chiedersi che utilizzo ne vogliamo fare. Se è un uso solo goliardico, allora un nome tipo “farfallina54@yahoo.it” o “fusto74@gmail.com” va bene, ma se poi la vorrete utilizzare per lavoro (o ad esempio per inviare curriculum) potrebbe non essere il massimo come immagine. Ricordatevi che la prima cosa che percepiranno di voi è proprio il vostro indirizzo email.
Importante: nelle email non c’è distinzione tra maiuscole e minuscole. Ovvero info@stellarsolutions.it e INFO@stellarsolutions.it sono lo stesso indirizzo email.
Per un uso normale io consiglio un formato nome.cognome, evitando se possibile l’anno di nascita, che in alcuni casi (specie per le donne) potrebbe fornire qualche informazione personale in più.
Se invece la privacy non ci interessa più di tanto, combinazioni di nome, cognome, anno di nascita vanno bene, e con buona probabilità sarà disponibile.
Vi ricordo che gli indirizzi e-mail nel mondo sono univoci, ovvero ne può esistere solo uno, quindi se vi chiamate Mario Rossi, beh credo che le possibilità saranno poche, e dovrete utilizzare la fantasia per trovare un nome che sia semplice, corto e professionale.
Ad esempio, Mario Rossi nato nel 1974 e residente a Roma, potrebbe avere queste combinazioni disponibili:
- mario.rossi, rossi.mario, mrossi, rmario
- mario.rossi.74, rossi.mario.74, rossi.mario_74, rossi_mario.74, mrossi74, rmario74
- mario.rossi.1974, rossi.mario.1974, rossi.mario_1974, rossi_mario.1974, mrossi1974, rmario1974
- mario.rossi.rm74, rossi.mario.rm1974, rossi.mario_rm1974, rossi_mario.rm1974
- e via dicendo
Da cosa è composta una email?
La email è composta da varie informazioni/campi da compilare, e indico sia il nome in italiano che in inglese, visto che molti programmi li possono utilizzare entrambi.
- Oggetto: (Subject) dovrebbe contenere una breve descrizione dell’oggetto del messaggio. È considerata buona educazione utilizzare questo campo per aiutare il destinatario a capire il contenuto del messaggio, senza doverlo per forza aprire.
- Corpo: (Body) contiene il messaggio vero e proprio. È considerata buona educazione scrivere sempre qualcosa, aprire con un saluto, essere cortesi, come se fosse una lettera.
- Da: (From) contiene l’indirizzo e-mail del mittente (per capirsi, il vostro). Non serve specificarlo, il client di posta lo precompila automaticamente per voi.
- A: (To) contiene uno o più indirizzi e-mail dei destinatari principali. Il più importante da compilare. Gli indirizzi possono essere separati da un punto-e-virgola (;). Es. info@stellarsolutions.it ; mrossi@libero.it
- Cc: (CC) contiene uno o più indirizzi e-mail dei destinatari in Copia Conoscenza (in inglese CC è l’acronimo di “Carbon Copy”).
- Ccn: (Bcc) contiene uno o più indirizzi e-mail dei destinatari in Copia Conoscenza Nascosta (in inglese BCC è l’acronimo di “Blind Carbon Copy”), ovvero destinatari che riceveranno il messaggio ma il cui indirizzo non apparirà tra i destinatari. E’ visibile solo al mittente del messaggio, e (importante) non viene riportata nei messaggi inviati ai destinatari. Una spiegazione più approfondita di CC e CCN verrà fatta in seguito.
- Rispondi a: (Reply-to) contiene l’indirizzo e-mail al quale devono essere inviate le eventuali risposte al messaggio, se diverso da quello del mittente (cioè il vostro). Non serve specificarlo, il client di posta lo precompila automaticamente per voi.
- Allegati: (Attachments) possono essere allegati dei file da inviare (immagini o documenti).
Vediamo questi campi email da un punto di vista più “pratico”
La email è composta da varie informazioni, indico sia il nome in italiano che in inglese, visto che molti programmi li possono utilizzare entrambi.
- Oggetto: “ciao”, “Allegati”, “CV” sono un pessimi esempi di Oggetto. Lasciarlo vuoto fa capire che di computer capite poco o niente.
“Documenti per pratica A546 – Rif. Mario Rossi”
“CV disegnatore CAD con esperienza – Milano”
sono un ottimo Oggetto.
La persona che lo riceve intuisce già il contenuto senza dover essere costretto aprire la e-mail (o forse ad ignorarla, che dite?). Se fosse una cosa importante la aprirei subito. Il vostro scopo sarebbe raggiunto. - Corpo: (Body) Come per l’oggetto scrivere “Ecco”, “Ciao” sono un pessimi esempi di Oggetto. Se inviate ad esempio solo un allegato, lasciare questo campo vuoto, fa capire che di email non siete “esperti”.
“Salve, ecco in allegato i due documenti che mi aveva chiesto per la pratica ABC-123. Grazie e buona giornata.
(+ Nome Cognome).
(+ Vostro numero di telefono).”è un ottimo messaggio, chi lo riceve sarà molto più aperto e disponibile e se avrà bisogno saprà come contattarvi, ed è tutto a vostro vantaggio!
- A: (To) se non utilizzate la rubrica del programma di posta, dovete indicate le email, non il nome della persona. “info@stellarsolutions.it” va bene. “Stellar Solutions” o “Mauro Bertoli” non sono indirizzi email validi.
- Cc: (CC) campo raramente utilizzato per l’uso comune (ma molto utile in utilizzo professionale/ufficio), si indica uno o più destinatari della email, ma da cui non ci aspettiamo esplicitamente una risposta. Ci aspettiamo – invece – una risposta dai destinatari (campo A:)
- Ccn: (Bcc) campo raramente utilizzato per l’uso comune, ma molto utile in utilizzo professionale/ufficio.
Ad esempio, se dovete inviare una newsletter/mailing list, i destinatari dovrebbero essere indicati in questo campo, in modo tale che chi riceve il messaggio, non sa a chi altro è stato inviato (per privacy). Questo perchè state indicando un elenco (decine, centinaia?) di indirizzi email validi, che quindi chiunque altro potrebbe utilizzare per fare SPAM. - Allegati: (Attachments) possono essere inviati uno o più file, come immagini, file PDF, word, ZIP, etc. Per motivi di sicurezza non è possibile inviare file eseguibili (.exe, .bat, etc). La dimensione massima dipende dal fornitore del servizio, ma indicativamente la dimensione massima di tutti gli allegati deve essere inferiore ai 10/20 Mb. Queste limitazioni dipendono dal fornitore del servizio.
Importante: è buona norma e gentilezza, rispondere SEMPRE a una mail ricevuta, questo perchè la ricezione della email non è garantita, quindi è un bel modo per dire “Grazie, ti confermo che ho ricevuto la email che mi hai inviato, e ho preso visione del contenuto”.
Ad esempio basta “rispondere” (apposito pulsante “Rispondi”/”Reply”) scrivendo nel corpo del messaggio “Ricevuto grazie”. Il campo “Oggetto” verrà automaticamente aggiunto un prefisso “Re: ” (Reply -> Risposta)
Un altra funzionalità è la possibilità di “inoltrare” il messaggio a qualcun’altro (apposito pulsante “Inoltra”/”Forward”). Il destinatario riceverà copia della e-mail originale e il campo “Oggetto” verrà automaticamente aggiunto un prefisso “Fw: ” (Forward -> Inoltro)
Come scrivere o ricevere email
La posta elettronica può essere utilizzata tramite appositi programmi, generalmente gratuiti, chiamati in termini tecnici “client mail”.
Ecco alcuni tra i più diffusi:
- Microsoft Office Outlook/Outlook 365
- Mozilla Thunderbird
- Eudora
- Mac OS Mail
- Client di posta integrato del cellulare/smartphone (Android, Lumia, IPhone, etc)
- Oppure tramite web-mail direttamente su internet, utilizzando il sito web del fornitore del servizio (Google Gmail, Yahoo, Libero, etc)
Il vantaggio della web-mail è che posso accedere alla casella di posta da qualsiasi computer connesso ad internet, e avrò anche la mia rubrica di tutti i miei contatti disponibile. Lo svantaggio è che le operazioni sono più lente (dipende dalla connessione internet disponibile) e l’interfaccia meno agevole.
Importante: la sicurezza nelle email
Attenzione! Malintenzionati utilizzano tecniche “social” molto avanzate per attirare la vostra attenzione e farvi effettuare operazioni a loro vantaggio.
Quindi per motivi di sicurezza:
- evitate di clikkare su link presenti su e-mail a meno che non sappiate per certo che è una procedura necessaria. Ovvero se vi siete iscritti ad un servizio indicando la vostra email, nel giro di qualche minuti/ore dovrete clikkare su un link. Questa è una procedura sicura in quanto partita da voi.
- NESSUNA banca vi richiede tramite una email di accedere e fornire i vostri dati di accesso. Questi in realtà sono dei siti fasulli (identici all’originale) ma se notate, l’indirizzo web (in alto sulla barra del browser) non corrisponde a quello che utilizzate di solito: è una truffa. Una volta in possesso dei vostri codici, possono fare le transazioni bancarie. Avete una banca e non vi ha fornito un generatore di codici casuale per fare i bonifici? Il problema non è internet, ma la banca. Soluzione: cambiate la banca immediatamente!
- ricordatevi che via e-mail nessuno vi offre 30.000 euro/mese, non avete vinto alla lotteria di cui non avete il biglietto, la bellissima donna della vostra vita non si è innamorata perdutamente vedendo un vostro profilo chissà dove, ecc.
Queste email sono fasulle e vi attirano a fare operazioni a vostro svantaggio. Segnalatele come SPAM e ignoratele. - MAI aprire file allegati che ricevete da fonti non sicure. Questi allegati possono essere in realtà dei virus: i più aggressivi vi possono bloccare irreversibilmente l’acceso a tutti i dati del computer e anche della rete aziendale!.
- Verificate SEMPRE l’estensione del file che ricevete in allegato: se sono .bat, .exe, .xls, xlsx, .doc, .docx, .zip MAI aprirli.
I PDF, e le immagini (formati jpeg, gif, ecc), sono generalmente sicuri.
Inviare la posta: il server in uscita (SMTP)
Una cosa poco conosciuta e che potrebbe creare qualche problema per chi inizia ad utilizzare le e-mail è il concetto di “server di invio della posta” (chiamato “Server in uscita” o SMTP in termini tecnici). Ovvero per inviare la posta, il nostro client deve utilizzare un servizio SMTP. Questo non vale per le web-mail, in quanto il server SMTP è gestito direttamente dal sito web/web-mail.
Chi fornisce questo servizio? Di solito questo servizio è incluso direttamente con la email (tipo gmail, yahoo, etc) ma se avete un vostro sito, ed un fornitore di hosting “furbo”, allora questo non è incluso, ma va acquistato a parte. Netsons include questo servizio gratuitamente.
In quel caso la configurazione del server in uscita (SMTP) deve essere fatta utilizzando in vostro fornitore di connettività internet (vodafone, wind, alice, tim, eolo, etc). Questi servizi però, essendo forniti gratuitamente e condivisi da moltissimi utenti, possono risultare lenti (ovvero impiegare qualche ora/giorni per recapitare una email). Questo perchè sono spesso abusati per l’invio di SPAM o newsletter, quindi – per il bene di tutti – i controlli devono essere molto rigidi.
POP3 vs IMAP
Se si utilizza un account con “vecchia tecnologia” POP3 (purtroppo alcuni provider per risparmiare lo offrono ancora) e si utilizza un client mail, la posta scaricata dal server non sarà più disponibile con accesso web-mail. Inoltre le email salvate sul computer necessitano di backup.
Invece un account di tipo IMAP (consigliato) permette di avere una struttura a cartelle e che i messaggi risiedono direttamente sul server, quindi non mi devo preoccupare di fare i backup e tutte le volte che installo un nuovo client, avrò nuovamente tutta la posta a disposizione, esattamente come l’avevo organizzata io. Ad esempio Netsons offre questo servizio ad un ottimo prezzo, come avevo indicato a questo articolo.
Alcuni tra servizi di posta gratuiti più comuni (anche con webmail):
- www.yahoo.it (la mia preferita),
- www.google.it (Gmail),
- www.libero.it
Vi auguro un buon (e sicuro) utilizzo della e-mail!
