Hvordan skrive en e-post riktig

Å bruke e-post (eller e-post) er veldig nyttig, fordi det sparer tid og penger, kobler oss i sanntid, lar oss også sende dokumenter (til og med viktige) uten å måtte sende dem «fysisk», lar oss sende læreplaner vitae for søk på stillinger. Ting som WhatsApp, Facebook, Linkedin osv ikke tillater å gjøre også. I det siste – takket være økningen i folk som jobber hjemmefra – har diffusjonen økt betydelig, både på det personlige og faglige området. Så la oss se hvordan du bruker e-post enkelt, men på en profesjonell og sikker måte .
Tips: Du kan også finne artikkelen min nyttig hvordan du skriver tekster riktig med datamaskinen, da de samme reglene gjelder når du skriver e-post.

Men først litt (nyttig) grunnleggende informasjon om e-post

  • E-posten eller e-postadressen (forkortelse av den engelske «elektroniske posten», på italiensk elektronisk post) er en internettjeneste som hver bruker kan sende eller motta meldinger. Det er den mest kjente og mest brukte Internett-applikasjonen for tiden. Fødselen går tilbake til 1972.
  • E-postadressen kan inneholde alle alfabetiske (unntatt aksent), numeriske (0-9) tegn og noen symboler som understrek (_) og punktum (.). Disse reglene kan endres avhengig av tjenesteleverandøren, for eksempel følger ikke Google standarden og tillater ikke bruk av understreking.
  • Har skjemaet brukernavn@domene.international utvidelse. For eksempel:
  • I en e-post kan du legge ved filer som et vedlegg og kan sendes til flere adresser samtidig
  • Selv om mange synes det er et idiotsikkert system, er ikke levering av e-post garantert. Hvis vi vil være sikre på at en e-post blir levert (ikke lest, men at den kommer i destinasjonsboksen), må vi bruke en Certified Electronic Mail box (PEC).

Hvordan velge en ny e-post

Hvis du ikke har en e-postmelding og ønsker å opprette en ny, er valg av navn veldig viktig . Det er viktig å spørre oss selv hvilken bruk vi vil gjøre av det. Hvis det bare er en goliardisk bruk, så er et navn som «butterfly54@yahoo.it» eller «superman74@gmail.com» greit, men hvis du vil bruke det til jobb (eller for eksempel å sende læreplan) kanskje ikke det beste som et bilde . Husk at det første de vil oppfatte av deg er e-postadressen din .

Viktig: e-post er ikke mellom store og små bokstaver. Eller info@stellarsolutions.it og INFO@stellarsolutions.it er den samme e-postadressen.

For normal bruk anbefaler jeg et navn. Etternavnformat, og om mulig unngår fødselsåret, som i noen tilfeller (spesielt for kvinner) kan gi litt mer personlig informasjon.
Hvis personvernet derimot ikke interesserer oss så mye, er kombinasjoner av navn, etternavn, fødselsår bra, og etter all sannsynlighet vil det være tilgjengelig.
Jeg minner deg om at e-postadresser i verden er unike det vil si at det bare kan være en, så hvis du heter John Smith, så tror jeg mulighetene vil være få, og du vil må bruke fantasien for å finne et navn som er enkelt, kort og profesjonelt.
For eksempel kan Mario Rossi født i 1974 og bosatt i Roma ha disse kombinasjonene tilgjengelige:

  • mario.rossi, rossi.mario, mrossi, rmario
  • mario.rossi.74, rossi.mario.74, rossi.mario_74, rossi_mario.74, mrossi74, rmario74
  • mario.rossi.1974, rossi.mario.1974, rossi.mario_1974, rossi_mario.1974, mrossi1974, rmario1974
  • mario.rossi.rm74, rossi.mario.rm1974, rossi.mario_rm1974, rossi_mario.rm1974
  • og så videre

Hva er laget av en e-post?

E-posten består av ulike opplysninger / felt som skal fylles ut:

  • Emne: bør inneholde en kort beskrivelse av emnet for meldingen. Det anses som høflig å bruke dette feltet for å hjelpe mottakeren med å forstå innholdet i meldingen uten å måtte åpne den.
  • Tekst: inneholder selve meldingen. Det regnes som høflig å alltid skrive noe, åpne med en hilsen, vær høflig, som om det var et brev.
  • Fra: inneholder avsenderens e-postadresse (din). Du trenger ikke å spesifisere det, e-postklienten vil automatisk kompilere det for deg.
  • Til: inneholder en eller flere e-postadresser til primære mottakere. Det viktigste å fylle ut. Adressene kan skilles med semikolon (;). F.eks. Info@stellarsolutions.it; mrossi@google.com
  • Kopi: inneholder en eller flere e-postadresser til mottakerne i Carbon Copy.
  • Bcc: inneholder en eller flere e-postadresser til mottakerne i Blind Carbon Copy, dvs. mottakere som vil motta meldingen, men hvis adresse ikke vises blant mottakerne. Den er bare synlig for avsenderen av meldingen, og (viktig) blir ikke videresendt i meldinger sendt til mottakere . En mer detaljert forklaring på CC og BCC vil bli gitt senere.
  • Svar til: (Svar til) inneholder e-postadressen som svar på meldingen skal sendes til, hvis den er forskjellig fra avsenderen (dvs. din). Du trenger ikke å spesifisere det, e-postklienten vil automatisk kompilere det for deg.
  • Vedlegg: filer som skal sendes (bilder eller dokumenter) kan legges ved.
e-posteksempel
e-posteksempel

La oss se på disse e-postfeltene fra et mer «praktisk» synspunkt

E-posten består av forskjellig informasjon:

  • Emne: «hei», «Vedlegg», «CV» er dårlige eksempler på emne. Å la det stå tomt antyder at du forstår lite eller ingenting om datamaskiner.

    «Dokumenter for A546-praksis – Ref. John Smith»

    «CV CAD-designer med erfaring – London»

    er et utmerket objekt .
    Personen som mottar den, får allerede innholdet uten å måtte tvinges til å åpne e-posten (eller kanskje å ignorere den, hva sier du?). Hvis det var viktig, ville jeg åpne det med en gang . Formålet ditt ville bli oppnådd.

  • Kropp: Når det gjelder objektet, er det «dårlig» å skrive «Her», «Hei». Hvis du for eksempel bare sender et vedlegg og lar feltet være tomt, blir det klart at du ikke er en «ekspert» i e-post.

    «Hei, her er de to dokumentene du ba meg om ABC-123-saken. Takk og ha en fin dag.
    (+ Mvh)
    (+ Navn Etternavn).
    (+ Telefonnummeret ditt). «

    det er en flott melding, den som mottar den, vil være mye mer åpen og tilgjengelig, og hvis han trenger, vil han vite hvordan han kan kontakte deg, og alt til din fordel!

  • Til: hvis du ikke bruker adresseboken til e-postprogrammet, må du angi e-postene, ikke navnet på personen . «info@stellarsolutions.it» er greit. «Stellar Solutions» eller «Mauro Bertoli» er ikke gyldige e-postadresser.
  • Kopi : felt sjelden brukt til vanlig bruk (men veldig nyttig i profesjonell / kontorbruk), det indikerer en eller flere mottakere av e-posten, men som vi eksplisitt forventer svar fra . I stedet forventer vi svar fra mottakerne (felt Til 🙂
  • Bcc: felt sjelden brukt til vanlig bruk, men veldig nyttig i profesjonell / kontorbruk.
    Hvis du for eksempel må sende et nyhetsbrev / adresseliste, skal mottakerne angis i dette feltet, slik at den som mottar meldingen ikke vet hvem andre den ble sendt til (for personvern). Dette er fordi du gir en liste (titalls, hundrevis?) Av gyldige e-postadresser, som alle andre kan bruke til å SPAM.
  • Vedlegg: en eller flere filer kan sendes, for eksempel bilder, PDF, word, ZIP osv. Av sikkerhetsmessige grunner er det ikke mulig å sende kjørbare filer (.exe, .bat, etc). Maksimal størrelse avhenger av tjenesteleverandøren, men indikativt må maksimal størrelse på alle vedlegg være mindre enn 10/20 Mb. Disse begrensningene avhenger av tjenesteleverandøren.

Viktig: det er god praksis og vennlighet, SVAR ALLTID på en mottatt e-post dette er fordi mottakelsen av e-posten ikke er garantert, så det er en fin måte å si «Takk, jeg bekrefter at Jeg har mottatt e-posten du sendte meg, og jeg har lest innholdet «.
For eksempel er det bare å «svare» (bare bruk «Svar» -knappen) ved å skrive inn brødteksten til meldingen «Mottatt takk». Feltet «Emne» vil automatisk legge til et «Re:» prefiks (Svar blir Re 🙂

En annen annen funksjon er muligheten til å «videresende» meldingen til noen andre (bare bruk «Videresend» -knappen). Mottakeren vil motta en kopi av den originale e-posten, og «Emne» -feltet vil automatisk bli lagt til et prefiks «Fw:» (Videresend til Fw 🙂

Hvordan skrive eller motta e-post

E-post kan brukes gjennom spesielle programmer, generelt gratis, kalt i tekniske termer «klientpost».
Her er noen av de mest populære:

  • Microsoft Office Outlook / Outlook 365
  • Mozilla Thunderbird
  • Eudora
  • Mac OS Mail
  • Integrert e-postklient til mobilen / smarttelefonen (Android, Lumia, IPhone osv.)
  • Eller via nettpost direkte på internett ved å bruke nettstedet til tjenesteleverandøren (Google Gmail, Yahoo, Libero osv.)

Fordelen med nettpost er at jeg får tilgang til postkassen fra hvilken som helst datamaskin som er koblet til internett, og jeg vil også ha adresseboken min med alle kontaktene mine tilgjengelige. Ulempen er at operasjonene er tregere (avhengig av internettforbindelse tilgjengelig) og grensesnittet mindre enkelt.

Viktig: e-postsikkerhet

Advarsel! Bad guys bruker veldig avanserte «sosiale» teknikker for å fange oppmerksomheten din og få deg til å handle til deres fordel.

Så av sikkerhetsgrunner:

  • unngå å klikke på lenker i e-post med mindre du vet med sikkerhet at det er en nødvendig prosedyre. Det vil si at hvis du har abonnert på en tjeneste ved å indikere e-postadressen din, må du klikke på en lenke innen få minutter / timer. Dette er en trygg prosedyre ettersom det starter med deg.
  • INGEN bank krever at du logger på og oppgir påloggingsinformasjonen din via e-post . Dette er faktisk falske nettsteder (identiske med originalen), men hvis du merker det, samsvarer ikke webadressen (øverst i nettleserfeltet) den du vanligvis bruker: det er svindel. Når de har hatt kodene dine, kan de utføre banktransaksjoner. Har du en bank, og de har ikke gitt deg en tilfeldig kodegenerator for bankoverføring? Problemet er ikke internett, men banken. Løsning: bytt bank umiddelbart!
  • husk at ingen tilbyr deg 30.000 euro / måned via e-post du har ikke vunnet lotteriet du ikke har billett til, den vakre kvinnen i livet ditt har ikke forelsket gal og sett en av dere profilere som vet hvor osv.
    Disse e-postmeldingene er falske og lokker deg til å handle mot deg. Rapporter dem som SPAM og ignorere dem.
  • ÅPNE ALDRI vedlagte filer som du mottar fra usikre kilder . Disse vedleggene kan faktisk være virus: de mest aggressive kan irreversibelt blokkere tilgang til all data på datamaskinen din og også til bedriftsnettverket!.
  • Sjekk ALLTID utvidelsen til filen du mottar i vedlegg : hvis de er .bat, .exe, .xls, xlsx, .doc, .docx, .zip åpner dem ALDRI.
    PDF-filer og bilder (jpeg, gif osv.) Er generelt trygge.

[Avansert emne] Hvordan sende en e-post: den utgående serveren (SMTP)

En ting som er lite kjent og som kan skape problemer for de som begynner å bruke e-post, er begrepet «å sende e-postserver» (kalt «Utgående server» eller SMTP i tekniske termer). For å sende e-post må klienten bruke en SMTP-tjeneste. Dette gjelder ikke web-e-post, da SMTP-serveren administreres direkte av nettstedet / web-posten.

Hvem tilbyr denne tjenesten? Vanligvis er denne tjenesten inkludert direkte med e-posten (som gmail, yahoo osv.), Men hvis du har ditt eget nettsted og en «smart» hosting-leverandør, er dette ikke inkludert, men må kjøpes separat. Netsons inkluderer denne tjenesten gratis.

I så fall må konfigurasjonen av den utgående serveren (SMTP) gjøres ved å bruke leverandøren av Internett-tilkobling (vodafone, wind, alice, tim, eolo, etc). Imidlertid kan disse tjenestene, som leveres gratis og deles av mange brukere, være treg (dvs. ta noen timer / dager å levere en e-post). Dette er fordi de ofte blir misbrukt for å sende spam eller nyhetsbrev, så – for beste for alle – må kontrollene være veldig strenge.

[Avansert emne] POP3 vs IMAP

Hvis du bruker en konto med «gammel teknologi» POP3 (dessverre tilbyr noen leverandører den fortsatt for å spare penger) og du bruker en e-postklient, vil e-posten som er lastet ned fra serveren ikke lenger være tilgjengelig på nettet. tilgang til e-post. E-poster som er lagret på datamaskinen din, må også sikkerhetskopieres.
I stedet lar en konto av typen IMAP (anbefalt) deg ha en mappestruktur og at meldingene ligger direkte på serveren, så jeg trenger ikke å bekymre meg for å ta sikkerhetskopier og hver gang jeg installerer en ny klient, vil jeg ha all e-post tilgjengelig igjen, akkurat slik jeg organiserte den. For eksempel tilbyr Netsons denne tjenesten til en god pris, som jeg antydet til denne artikkelen .

Noen av de vanligste gratis posttjenestene (selv med webmail):

  • www.yahoo.it (min favoritt),
  • www.google.it (Gmail),
  • www.libero.it

Jeg ønsker deg god (og trygg) bruk av e-post!

Legg til en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.